Per ogni cliente è possibile creare uno o più contratti, in cui dettagliare i servizi sottoscritti, tra attivazioni, canoni e costi accessori, oltre che le logiche di fatturazione. Il contratto può prevedere la gestione del rateo per le fatture di attivazione, la gestione delle rate, la possibilità di fatturare in modo aggregato, di specificare una durata al termine della quale bloccare la fatturazione ed avvisare la parte amministrativa. Tutto questo non solo fornisce in automatico le fatture, ma consente anche di stampare un vero e proprio contratto, da presentare in fase di attivazione e far firmare digitalmente al cliente.

Odoo4Wisp prevede un’area web dedicata al cliente, dove quest’ultimo può visualizzare preventivi, ordini di vendita, fatture ed eventuali ticket di assistenza. L’unico requisito è il possesso del suo indirizzo email all’interno dell’anagrafica cliente. Oltre a visualizzare le informazioni, l’area portale permette agli utenti di aggiornare i propri dati, inviare comunicazioni, scaricare le fatture di cortesia ed eventualmente effettuare il pagamento via PayPal di quelle non ancora saldate.

La vendita di prodotti comporta la necessità di tracciare lo spostamento delle relative quantità all’interno del proprio inventario. Grazie al modulo magazzino, è possibile farlo tenendo conto dei seriali e prevedendo eventuali location di mezzo, gestite dai tecnici o dai propri agenti. Le movimentazioni di magazzino, che si integrano con i preventivi e gli ordini di vendita, potranno essere raggruppate in pacchi e finalizzate con i meccanismi di DDT. Sono presenti anche le funzioni di rientro e scarto, le rettifiche inventariali e il riordino automatico dei prodotti sottoscorta.

Per tracciare in modo puntuale le occasioni di vendita, il CRM di Odoo4Wisp permette di gestire i lead e le opportunità. Per quest’ultime consente di impostare un workflow commerciale specifico e personalizzabile per Team di Vendita, dove tenere conto del cliente, delle sue esigenze, dei servizi richiesti, dei preventivi effettuati e delle prossime attività da fare. È una dashboard dinamica e dai permessi personalizzati, che ricorda ad ogni commerciale i risultati raggiunti e quelli da raggiungere, le attività che non sono state portate a termine, l’ultimo giorno per chiuderle ed eventuali meeting connessi. Tutti i lead possono trasformarsi in opportunità mentre un’opportunità chiusa equivale alla finalizzazione della trattativa, la quale potrà concludersi con un invio di email automatiche o l’avvio del progetto di installazione.

Il reparto vendite di un’azienda è fondamentale per la salute del business aziendale, così come la gestione di eventuali agenti ed il calcolo delle provvigioni a loro destinate. La nostra piattaforma permette di gestire le informazioni sui venditori e di assegnare per ognuno, in modo specifico, le provvigioni da riconoscere: fee ricorrenti o una tantum (ad esempio all’attivazione del cliente), assegnati come gettoni dall’importo specifico, percentuali sul totale della fattura o sull’importo del singolo prodotto. Il tutto avviene in automatico, compresi i calcoli in fase di liquidazione sulla base dello stato delle fatture.

La gestione dei preventivi consente di creare un documento pdf contenente la proposta per il cliente, da invia via email. Nel caso di conferma, si trasforma in un ordine di vendita e genera automaticamente automatismi a cascata, relativi al magazzino nel caso di prodotti fisici o relativi al progetto nel caso di un servizio a ore. Inoltre consente, in modo altrettanto semplice, di effettuare la fatturazione dell’ordine di vendita tenendo conto anche di eventuali anticipi da fatturare.

Fidelizzare i propri clienti è importante se si vuole mantenere un rapporto che vada oltre la semplice vendita di un servizio. Per questo motivo, grazie al modulo Sconti e Promozioni, è possibile avviare campagne promozionali che scontino il totale fattura, le attivazioni, i canoni o uno specifico prodotto, in termini di percentuale o di uno specifico gettone. Le campagne possono essere applicate in modo massivo ai contratti, sia su quelli nuovi che sui quelli già in essere, e possono essere controllate in tempo reale attraverso un contatore dello stato della promozione.

Puoi dire addio ad una gestione manuale e decentrata delle fatture. Odoo 4 Wisp consente di fatturare ai tuoi clienti in modo ricorrente, attraverso le informazioni contenute all’interno del contratto. Il sistema regola dinamicamente i periodi di competenza dei servizi, aggiungendoli nella descrizione delle fatture. La parte amministrativa dovrà semplicemente confermarle e successivamente trasformarle in fatture elettroniche da poter inviare allo SDI. Questa funzione è già integrata all’interno di Odoo 4 Wisp e consente di tenere sempre sotto controllo gli stati di invio e gli eventuali errori.

Per ogni fattura si può registrare il relativo pagamento, gestire eventuali sbilanci positivi o negativi che influiscono sul saldo contabile del cliente ed innescare i meccanismi di sollecito. Possono trattarsi di solleciti manuali, dove l’amministrazione può verificare volta per volta il numero e l’importo delle fatture scadute, o automatici, in cui la stessa piattaforma si occuperà di inviare email ed SMS ai morosi secondo i livelli impostati. Un automatismo simile porta, in casi estremi, al distacco dell’utenza del cliente.

Odoo 4 Wisp si integra con i servizi di Poste Italiane offrendo la possibilità di creare in un click il tracciato Prisma e Postel, utilizzato da Poste Italiane per la stampa delle fatture e dei bollettini da imbustare e consegnare ai clienti. Inoltre, consente di stampare in proprio i bollettini 896 comprensivi di QRCode e Datamatrix che li rendono pagabili ovunque, anche dallo smartphone. In tutti i casi, i bollettini pagati possono essere riconciliati alle relative fatture pagate attraverso le funzioni di estratto conto.

Su Odoo 4 Wisp, la creazione di una distinta SEPA, e quindi di un flusso di addebiti sui conti correnti dei clienti, è un’operazione semplice. A prescindere dal numero di fatture, il modulo SEPA ricerca automaticamente tutti i potenziali addebiti da effettuare, consentendo all’utente di scegliere quando effettuarli e con quale conto corrente aziendale nel caso di scenari complessi. Il risultato è un file XML conforme agli standard che, una volta caricato in banca, consentirà di effettuare la chiusura massiva di tutte le fatture. In caso di insoluti, attraverso una ricostruzione automatica degli stessi, sarà possibile riaprire le fatture e attribuire dei costi automatici di penale per mancato addebito SEPA.

La contabilità è una cosa seria, soprattutto nel nostro Paese. Odoo 4 Wisp non si limita alla generazione delle fatture, ma offre la registrazione dei pagamenti, la gestione delle registrazioni contabili, dei conti contabili, delle scadenze e la stampa di diversi report contabili utili per effettuare le comunicazioni obbligatorie per legge. Oltre a tutto questo, è possibile generare un file XML contenente le informazioni relative alla prima nota da importare sul software del commercialista o predisporre una comunicazione dati verso TeamSystem, leader nella gestione dei software contabili, attraverso la creazione di un tracciato contabile.

Questa funzionalità permette a tecnici e manutentori dell’infrastruttura di rete di creare in modo molto semplice i NAS, gli account radius e i servizi da associare alle utenze PPPoE, specificandone tipologie e limiti. Per ogni account radius vengono mostrati in tempo reale lo stato della connessione, l’IP ed il MAC address corrente, oltre che l’ultima disconnessione. È possibile visualizzare, inoltre, attributi personalizzati con un collegamento diretto alla specifica macchina radius e pulsanti personalizzati per accedere sul router del cliente. La sezione, infine, si integra con la parte amministrativa e contabile, per disconnettere clienti cessati e morosi.

Integrata all’interno del modulo precedente, questa funzione automatizza completamente la gestione delle utenze PPPoE prepagate. Essa si interfaccia con i meccanismi Radius, dai quali recupera le informazioni sulle ricariche effettuate dal cliente. Gestisce poi l’estensione della scadenza dello specifico account radius sulla base della ricarica effettuata, la fatturazione della ricarica stessa, la registrazione del relativo pagamento e la comunicazione di una fattura di cortesia al cliente. Uno scenario nel quale il tecnico si limita a supervisionare le ricariche effettuate e lo stato relativo all’importazione.

Il modulo CDR automatizza la gestione del traffico VoIP. A partire dal caricamento del file contenente le informazioni sulle chiamate, consente la creazione di un registro completamente consultabile, esportabile ed associato al cliente. La piattaforma sfrutta il registro per eseguire la fatturazione automatica delle chiamate, tenendo conto di eventuali tariffe e listini personalizzati su specifici clienti.

Ogni anno gli operatori devono comunicare all’Anagrafe Tributaria tutti i dati connessi ai contratti di servizi di telefonia, fissa e mobile, relativi alle utenze domestiche e business. Un lavoro che ha come risultato migliaia di righe, con cifre e valori di non facile interpretazione, ma che Odoo 4 Wisp crea in automatico grazie all’integrazione con il modulo CDR. Il sistema, inoltre, genera un’anteprima degli eventuali errori, in modo da poterli correggere prima di una comunicazione errata.

Odoo 4 Wisp è anche un hub di informazioni che consente di eliminare definitivamente fogli, lavagne e post-it sparsi per l’ufficio, grazie alla possibilità di gestire le attività aziendali, interne o esterne, o le richieste di assistenza. Ad ogni progetto corrisponde un workflow personalizzato, rappresentato sullo schermo da viste kanban che hanno l’obiettivo di semplificare e rendere tutto visibile a tutti: dai product owner ai tecnici.
All’interno della singola attività o richiesta di assistenza, si può inserire descrizioni o note di sistema, assegnare priorità, registrare il tempo speso, creare reminder mail temporizzati e automatismi per avvisare il cliente di una richiesta risolta, oltre che applicare etichette descrittive e colorate. Dal punto di vista dell’assistenza, permette l’integrazione con l’area portale, la possibilità di apertura automatica dei ticket, la stampa di report d’intervento e la visualizzazione di grafici.

Completamente integrato con Progetto e Radius, Odoo 4 Wisp è in grado di instradare il tuo team tecnico verso un preciso metodo di lavoro, eliminando definitivamente errori e dimenticanze nella risoluzione dei problemi dei clienti. Grazie ad un TAB dedicato all’interno della scheda relativa al ticket, la piattaforma registra la matricola del tecnico che apre l’intervento, la sua posizione geografica oltre che la data e l’ora di apertura e chiusura intervento. Per ogni lavorazione è obbligatorio indicare cosa è stato effettuato, il tempo impiegato e, nel caso di eventuali apparecchiature sostituite o installate, allegare le foto dei dispositivi hardware utilizzati. Al termine dell’intervento, esso verrà finalizzato con la firma digitale del cliente.

Se nella tua azienda utilizzi un centralino Wildix, la piattaforma Odoo 4 Wisp è in grado di interfacciarsi con gli interni gestiti, rimanendo costantemente in ascolto e mostrando un pop up alla ricezione di ogni chiamata. Un messaggio riporta il numero che sta effettuando la chiamata e, qualora fosse censito sul gestionale, anche il relativo cliente, consentendo l’apertura rapida dell’anagrafica. L’integrazione permette anche di effettuare chiamate in uscita e di recuperare uno storico di quelle che hanno interessato un determinato interno.