A partire dal 1 gennaio 2019 entra in vigore nel nostro Paese la fatturazione elettronica, che digitalizza il processo di ammissione delle fatture per le prestazioni di servizi e le cessioni di beni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. Cerchiamo di seguito di rispondere alle domandi più frequenti che potrebbero incontrare gli utenti.
Cosa cambia rispetto la fatturazione verso pubblica amministrazione?
La fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione (PA), tra soggetti titolari di partita IVA (B2B) e verso un consumatore finale (B2C) è essenzialmente la stessa. Tra le tre realtà cambia il campo “Codice Destinatario” che identifica il soggetto al quale è destinata la fattura. Se la fattura elettronica è destinata ad una Pubblica Amministrazione il campo “Codice Destinatario” sarà di 6 caratteri e deve corrispondere a quello presente nel campo Codice Ufficio riportato nella rubrica “Indice PA”. Se la fattura elettronica non è destinata alla Pubblica Amministrazione il campo “Codice Destinatario” sarà di 7 caratteri.
Chi sono i soggetti coinvolti nella fatturazione elettronica B2B?
La fatturazione elettronica andrà fatta sia tra due soggetti con partita IVA che tra un soggetto con partita IVA e un consumatore finale. Rispetto al passato cambia il modo in cui si dovrà predisporre, firmare, trasmettere, ricevere e conservare le fatture che necessiteranno in tutti i casi di provider abilitati, esterni o la stessa Agenzia delle Entrate, che svolgeranno il compito di firmare la fattura e funzionare come intermediario tra il Sistema di Interscambio.
Come si emettere una fattura elettronica B2B?
La fatturazione elettronica, e quindi più in generale tutte le fatture elettroniche, dovranno essere emesse necessariamente con un dispositivo elettronico come un PC o un tablet. In particolare, tutti i software di fatturazione dovranno aggiornarsi per consentire ai propri clienti di emettere fattura elettronica verso B2B, e rilasciarla quindi nel formato XML (eXtensible Markup Language) come previsto dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate. Questo formato faciliterà il controllo che tutti i dati inseriti siano corretti e che informazioni come la partita iva esistano, velocizzando i processi di contabilizzazione.
Di cosa dotarsi per emettere fattura elettronica B2B?
La compilazione di una fattura elettronica non è molto diversa da quella tradizionale perché i dati da inserire sono essenzialmente gli stessi. Tuttavia, ogni compagnia dovrà dotarsi del nuovo campo “Codice Destinatario”. Si tratta di un campo che andrà compilato con un codice alfanumerico di 7 cifre che dovrà essere comunicato il cliente. Il “Codice Destinatario” rappresenta l’indirizzo telematico (FTP, Web Service, PEC) dove recapitare le fatture.
Se il cliente comunica un indirizzo PEC come indirizzo telematico, il campo “Codice Destinatario” dovrà essere compilato con il valore “0000000” e nel campo “PEC destinatario” bisognerà riportare l’indirizzo PEC comunicato dal cliente.
Come ottenere il campo “Codice Destinatario”?
Il campo “Codice Destinatario” di 7 caratteri, che può essere utilizzato per fatture elettroniche B2B o B2C, può essere reperito attraverso questa pagina disponibile sul sito www.fatturapa.gov.it. Il codice potrà essere richiesto solo dai soggetti titolari di un canale di trasmissione già accreditato presso il Sistema di Interscambio per ricevere le fatture elettroniche. Per i soggetti che intendono ricevere le fatture elettroniche attraverso il canale PEC è previsto l’uso del “Codice Destinatario” standard “0000000”.
E se il cliente non è in possesso del codice destinatario?
Se il cliente non comunica alcun indirizzo telematico e nessun indirizzo PEC, perché si tratta di un consumatore finale o di un soggetto che opera in regime di vantaggio o forfettario, nel processo di fatturazione elettronica il campo “Codice Destinatario” andrà compilato con il valore “0000000”.
Una volta emessa la fattura B2B in formato xml cosa bisogna fare?
La fattura elettronica, dopo la sua compilazione in formato XML andrà recapitata al cliente e per farlo, il sistema di fatturazione elettronica prevede l’utilizzo obbligatorio del Sistema di Interscambio, anche detto SdI. L’utilizzo è obbligatorio perché altrimenti le fatture non saranno considerate emesse. Il Sistema di Interscambio si preoccupa di consegnare la fattura elettronica verificando che i dati di intestazione e di destinatario esistano e siano corretti. Pertanto, è bene richiedere a tutti i propri clienti l’invio tempestivo di tutta l’informazione anagrafica aggiornata, la partita IVA e l’indirizzo telematico (“Codice Destinatario”) per predisporre in tempo le fatture.
È inoltre necessario apporre la firma digitale al termine della fattura per garantire l’autenticità della stessa e per poter utilizzare il Sistema di Interscambio. Le fatture, una volta emesse, firmate e consegnate, andranno conservate obbligatoriamente per legge. La conservazione non sarà possibile sul proprio personal computer ma attraverso provider abilitati per conto dei quali tutti i soggetti fisici operanti possono conservare o richiedere l’esibizione delle fatture.
Per quanto tempo devono essere conservate le fatture?
Le fatture devono essere conservate per almeno dieci anni dalla data della loro registrazione.
Chi sono i provider abilitati alla conservazione e firma delle fatture?
Il processo di conservazione elettronica delle fatture secondo la normativa vigente è fornito da provider certificati e abilitati, individuabili in internet, o dalla stessa Agenzia delle Entrate che mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio, anche detto SdI. Il servizio dell’Agenzia delle Entrate, accessibile a questo indirizzo, offre un periodo di conservazione di 15 anni mentre i provider abilitati prevedono condizioni contrattuali differenti a seconda della politica tariffaria esposta al cliente. Di seguito ve ne riportiamo alcuni con le informazioni che abbiamo trovato in rete:
– Postel di PosteItaliane: il servizio offerto si occupa di ricevimento, smistamento, gestione, accettazione e conservazione digitale delle fatture.
– Aruba: il servizio offerto si occupa dell’invio e la ricezione di fatture elettroniche oltre che della loro conservazione a norma.
– InfoCert LegalInvoice Pro: il servizio offerto si occupa dell’invio, la ricezione e la conservazione a norma di fatture elettroniche. I primi sei mesi sono gratis.
– FatturaPerTutti Premium: il servizio consente di inviare fatture al Sistema di Interscambio, di riceverle, di consultarle e di conservarle a norma. I primi 60 giorni sono gratis.
– Net4market: il servizio offerto si occupa dell’invio, la ricezione e, in aggiunta, anche della conservazione a norma di fatture elettroniche per 10 anni. Sono disponibili diversi piani e tutti a consumo.
Cosa garantisce Odoo 4 Wisp ai suoi clienti in merito alla fatturazione B2B?
Odoo 4 Wisp garantisce a tutti i suoi clienti un ambiente familiare all’interno del quale procedere facilmente alla creazione di una fattura elettronica secondo la normativa. Il sistema, una volta aggiornata l’anagrafica di ogni cliente secondo il nuovo campo “Codice Destinatario” e la corretta compilazione dei campi P.IVA e Codice Fiscale, sarà in grado di creare un file XML che potrà essere scaricato e archiviato sul proprio computer. Il file XML andrà poi consegnato al Sistema di Interscambio. Odoo 4 Wisp permette lo scaricamento delle singole fatture elettroniche o di più fatture elettroniche insieme, all’interno di un file .ZIP. Tutte le fattura elettroniche saranno disponibili anche in formato PDF per una immediata visualizzazione da parte di chiunque fosse interessato o per fornirlo, tramite email, verso quei soggetti privati senza partita IVA.